Como Lidar com E-mails

Há algum tempo eu fiz uma pergunta no meu Facebook:

E recebi várias respostas mais ou menos assim:

Estas reações são um reflexo claro do que todo mundo já sabe: lidar com e-mail é muito difícil.

E para piorar a situação, para boa parte dos profissionais de Marketing Digital a ferramenta mais usada no dia-a-dia é o e-mail. Por isso, não é de se espantar que ao analisar a história de um projeto, muitas vezes o motivo do sucesso ou fracasso se deve ao bom ou mau uso do e-mail por parte dos envolvidos.

De forma alguma eu me excluo da lista de pessoas que passa dificuldades para gerenciar seus e-mails. Mas nos últimos anos tenho adotado algumas ações, inspiradas por uma metodologia simples, que tem me ajudado muito a dar conta das dúzias de e-mails que recebo todos os dias. E seguindo o objetivo do blog, resolvi compartilhá-la neste post.

Inbox Zero: uma metodologia simples e poderosa

Em 2007, Merlin Mann, um guru da produtividade, realizou uma famosa apresentação no evento Google Tech Talks apresentando uma metodologia para gestão de e-mails chamada Inbox Zero. Aliás, esta apresentação está integralmente disponível no Youtube.

A Inbox Zero me chamou a atenção pela sua simplicidade. Diferente da maioria das metodologias “revolucionárias” de produtividade que vemos por aí, ela não te força a criar infinitas divisões e subdivisões de tarefas, centenas de processos e regras complicadas ou coisas do tipo. E isso é realmente importante para mim. Para se ter uma ideia, tenho preguiça do “minimalista” Getting Things Done porque acho complexo demais para seguir no meu dia-a-dia.

O que a Inbox Zero traz, em sua maioria, são regras muito simples que, no momento em que você as conhece, percebe que já as deveria estar aplicando há muito tempo.

A Caixa de Entrada

O primeiro erro que todos cometem ao conhecer a Inbox Zero, é interpretar o seu nome erroneamente. O “Zero” não se refere ao número de mensagens que deve estar na sua caixa de entrada. Ele se refere ao quanto do seu cérebro deve estar lá.

O grande problema é que a nossa procrastinação e falta de organização faz com que larguemos todos os nossos e-mails na caixa de entrada. O que torna praticamente impossível a nossa navegação no e-mail para diferenciar facilmente pendências, e-mails a serem respondidos, e-mails já respondidos e por aí vai.

A verdade é que a sua caixa de entrada não é lugar para nada. É só o lugar por onde seus e-mails chegam. É como a sua caixa de correio. Suas cartas vão chegar por lá. Mas você vai periodicamente tirá-las de lá e direcioná-las para um lugar que faça sentido, certo?

Siga esta lógica com seu e-mail. Cada mensagem chega até você por um motivo. Tenha uma estratégia simples do que deve ser feito com cada tipo de e-mail na sua caixa de entrada. Só não os deixe por lá, poluindo a sua visão, aumentando sua ansiedade, fazendo com que você leia o mesmo título dezenas de vezes, etc.

Para Onde Vão os E-mails

Aqui a coisa começa é um pouco mais pessoal. Vai variar dependendo de com o que e como cada pessoa trabalha. Mas a minha lógica é:

• E-mails informativos: lidos na hora e arquivados para referência futura.
• E-mails que exigem minha resposta: movidos para uma pasta exclusiva.
• E-mails que exigem minha resposta no mesmo dia: movidos para uma pasta exclusiva.
• E-mails com tarefas que dependem de outras pessoas: movidos para uma pasta exclusiva e marcados com o Boomerang (mais detalhes em seguida).

Raramente algum e-mail foge dessa regra. E eu evito criar regras para essas exceções porque quero manter a metodologia o mais simples possível. Afinal, quanto mais simples ela é, mais rapidamente consigo organizar meus e-mails.

E onde essas mensagens vão parar? Bom, dependendo do software que você usa para gerenciar seu e-mail, a organização pode ser feita por marcadores (tags/labels) ou pastas. A lógica é muito parecida. Mas uma regra de ouro vale sempre: se organize com o mínimo de marcadores/pastas que você precisa. Quanto mais lógicas, tags, pastas e coisas do tipo você criar, mais complexa vai ser a tarefa de organizar seu e-mail. E o motivo inicial de tudo, que é aumentar a agilidade e diminuir o stress, fica impossível de se alcançar.

Como já disse, essa organização é muito pessoal. Mas para exemplificar, na Seleto eu me organizo com uma tag para cada cliente (todas aninhadas dentro da tag mãe “Clientes”) e uma tag para assuntos internos. E é só.

“Sprints” de e-mails

Dei esse nome a esta prática obviamente seguindo o conceito de sprints no Scrum. Mas a grande mudança de paradigma aqui é não manter o seu e-mail aberto o dia todo. O mundo inteiro já está cansado de saber que deixar redes sociais e instant messengers abertos durante o trabalho derruba a sua capacidade de concentração e produtividade. Mas quase ninguém lembra que os e-mails também fazem isso.

Ou você vai dizer que toda vez que “pisca” a mensagem de um novo e-mail na sua tela, você consegue ignorá-la completamente e mantém o mesmo nível de concentração na tarefa que estava executando?

Ao invés de manter o e-mail sempre aberto, separo momentos no dia para me dedicar exclusivamente ao mesmo. E uso o tempo que separei para e-mails realizando as seguintes tarefas, em ordem de prioridade:

1. Organizar a caixa de entrada.
2. Responder os e-mails urgentes.
3. Responder outros e-mails pendentes.
4. Checar as tarefas que estão pendentes aguardando ações de terceiros.

Encerrado o tempo ou as tarefas, volto a fechar o e-mail e me concentro na demanda seguinte.

Mas um detalhe importante nas sprints é saber de quanto em quanto tempo checar seu e-mail. Muito provavelmente você não precisa mesmo ficar com ele aberto por todo o dia. Mas não corra o risco de ficar muito tempo sem checá-lo. Afinal, algo urgente pode estar te esperando. Experimente intervalos diferentes até descobrir qual funciona melhor para você.

Qual Software Usar

OK. A metodologia é muito importante e tudo mais. Mas é preciso falar a verdade: o software que você usa para gerenciar seus e-mails é absurdamente importante. Falo isso com segurança porque já experimentei toneladas. E acreditem: há um motivo para que eu chore toda vez que vejo um Outlook aberto.

Eu não quero dar uma de MacFag, mas depois que passei a usar Macs em casa e no trabalho, migrei para o Sparrow, que me agradou muito.

O Sparrow é um software focado em apresentar interfaces amigáveis e minimalistas para facilitar ao máximo a organização interação com os nossos e-mails. O único detalhe negativo é que o Google comprou o Sparrow. E em seguida anunciaram que este software não terá atualizações futuras. Obrigado Google.

Mas se você usa Windows, ainda dá para ser feliz. Usei por alguns anos o Thunderbird, leitor de e-mails da Mozilla. Ele integra bem múltiplas contas diferentes e também conta com alguns recursos interessantes para agilizar nossa vida.

E se sua conta utiliza o Google Apps ou é um @gmail, outra excelente opção é utilizar a própria interface online do Gmail. Aliás, optando por essa lógica, você ainda pode fazer uso de dois plug-ins bem interessantes:

Rapportive e Boomerang no Gmail

O Rapportive te ajuda a identificar rapidamente toneladas de informações sobre a pessoa com que você está interagindo no e-mail. Foto, perfis em redes sociais, últimos updates… Tem até uma área para você adicionar notas sobre a pessoa. Para quem tem que lidar com muitas pessoas diferentes via e-mail, é uma grande ajuda. Para Link Builders então, nem se fala.

Já o Boomerang é o plug-in que eu citei mais acima, que me ajuda a cobrar tarefas pendentes de terceiros. Entre as coisas mais legais que você pode fazer com ele, estão:

• Programar um e-mail para ser enviado mais tarde (especialmente útil quando temos diferenças de fuso-horário).
• Programar o reenvio de um e-mail caso você não obtenha uma resposta.
• Programar o retorno de um e-mail para sua inbox em um determinado momento para te lembrar de algo.

Conclusão

Lidar com e-mail realmente não é tão fácil. Mas ao mesmo tempo, é ponto fundamental para que um projeto e até uma carreira corram bem.

Por isso, espero ter ajudado a gerar alguns insights para facilitar essa tarefa. E se você tem alguma dica para viver bem com e-mails, não deixe de compartilhar!